Menjalankan keseharian operasi bisnis yang benar dan mencapai keberhasilan dalam menjalankan bisnis tentu tidak dapat dilakukan dengan instan. Seluruh rangkaian proses termasuk merancang konsep dan tujuan dengan matang, mengimplementasikannya, hingga meluncurkan produknya. Proses bisnis adalah metode bisnis melalui pendekatan terstruktur dan pemanfaatan teknologi. Bisnis proses berfokus pada hasil dan memastikan organisasi mencapai tujuannya dengan benar.
Dalam pengelolaan bisnis proses yang baik, organisasi perlu memperhatikan efisiensi dan efektifitas proses, mengidentifikasi risiko dan peluang serta berupaya untuk meningkatkan kualitas proses kegiatan organisasi. Salah satu upaya dalam meningkatkan efektifitas bisnis proses adalah dengan menerapkan ISO 9001. Dengan menerapkan ISO 9001, perusahaan tidak hanya mendapatkan keuntungan eksternal, namun juga terdapat keuntungan internal seperti manajemen risiko dengan baik, peningkatan kualitas proses, dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses perusahaan. Hal ini selaras dengan jalannya bisnis proses.
Apa itu bisnis proses?
Secara umum bisnis proses adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan organisasi untuk mencapai tujuan bisnis tertentu. Bisnis proses melibatkan berbagai aspek, seperti sumber daya manusia, teknologi, sistem dan informasi. Dapat dikatakan, bisnis proses menyelaraskan seluruh aspek organisasi dan bertujuan untuk membantu organisasi dalam kesuksesan jangka panjangnya. Bisnis proses juga perlu dipantau secara rutin dan dievaluasi, sehingga dapat menyesuaikan kebutuhan dan keinginan konsumen maupun target perusahaan.
Karakteristik bisnis proses
Proses yang ada dalam aktivitas bisnis terdapat beberapa karakteristik diantaranya:
– Saling terkait
Bisnis proses diidentifikasi sebagai serangkaian tahapan atau prosedur yang saling terkait. Setiap tahapan atau prosedur dalam proses aktivitas bisnis dijalankan untuk mencapai tujuan akhir yang diinginkan.
– Memiliki Input dan output yang jelas
Setiap bisnis memiliki input dan output mereka dengan jelas. Input dapat berupa material, sumber daya dan persyaratan untuk menjalankan proses bisnis dan output dapat berupa produk, hasil dan keputusan yang diinginkan.
– Melibatkan berbagai bagian
Proses melibatkan berbagai bagian atau departemen dalam suatu organisasi. Dalam sebuah organisasi, proses bisnis dapat melibatkan bagian produksi, pemasaran, keuangan, dan administrasi. Semua bagian saling terkait dan bekerjasama sehingga dapat menciptakan proses yang efektif dan efisien.
– Berfokus pada hasil
Setiap langkah atau prosedur dalam proses bisnis harus memberikan nilai tambah bagi organisasi. Hal ini bertujuan agar proses yang dilakukan tidak hanya menghabiskan tenaga, tetapi juga mencapai hasil dengan efektif dan efisien.
– Bersifat berkelanjutan
Proses bisnis yang dijalankan harus terus dilaksanakan dan dioptimalkan untuk mencapai keberhasilan dan memberikan lebih banyak keuntungan bagi organisasi.
– Berfokus pada pelanggan
Setiap tahapan dalam bisnis proses harus memperhatikan kebutuhan serta harapan konsumen atau pelanggan agar memberikan hubungan yang mutualisme atau saling menguntungkan satu sama lain.
– Mengoptimalkan penggunaan sumber daya
Segala sumber daya seperti waktu, tenaga kerja, dan keuangan perlu di optimalkan organisasi. Dalam hal ini, organisasi perlu memastikan bahwa bisnis proses berjalan dengan efektif dan efisien.
Dari karakteristik yang ditunjukan dari bisnis proses, perusahaan dapat menyelaraskannya dengan menerapkan ISO 9001. Menerapkan ISO 9001 dapat membantu organisasi membangun bisnis proses yang efektif.
Langkah-langkah membangun bisnis proses yang efektif dengan ISO 9001
Ada beberapa langkah yang dapat diambil untuk membangun bisnis proses yang efektif dengan penerapan ISO 9001 di perusahaan. Diantaranya:
1. Analisis dan pemetaan proses
Langkah pertama dalam membangun bisnis proses yang efektif adalah melakukan analisis pemetaan proses. Hal ini akan membantu organisasi dalam mengidentifikasi setiap tahapan dalam proses dan memastikan semua proses berjalan dengan efektif. Analisis dan pemetaan proses dapat dilakukan dengan beberapa metode seperti flowchart atau diagram alir.
2. Identifikasi Risiko dan peluang
Organisasi perlu Mengidentifikasi risiko dan peluang yang akan timbul. Risiko dan peluang bisa berasal dari luar (eksternal) maupun dalam (internal). Dengan mengidentifikasi risiko dan peluang, organisasi dapat mengoptimalkan peluang yang ada.
3. Penetapan Indikator
Setelah mengetahui risiko dan peluangnya, organisasi perlu menetapkan indikator kinerja untuk setiap tahapan proses. Indikator kinerja akan membantu organisasi dalam mengukur seberapa jauh organisasi telah menerapkan standar mutu.
4. Pelatihan Pengembangan karyawan
Karyawan yang berkontribusi dalam implementasi ISO 9001 perlu diberikan pelatihan. Pelatihan pengembangan adalah satu hal yang penting dalam implementasi ISO 9001, setiap karyawan perlu mengetahui peran dan tanggung jawabnya masing-masing. Memberikan pelatihan pada karyawan juga akan membantu proses implementasi ISO 9001 berjalan sesuai dengan keinginan.
5. Penerapan siklus PDCA
Langkah terakhir yang dapat dilakukan, yaitu menerapkan siklus PDCA pada bisnis proses. Menerapkan siklus Plan-Do-Check-Act atau PDCA pada bisnis proses dapat membantu perbaikan yang berkelanjutan, mulai dari perencanaan hingga tindakan korektif. Dengan begitu bisnis proses perlu dipantau dan dievaluasi secara berkala dan disempurnakan terus-menerus.